In der FA SB wird für jedes neue Gesuch ein sogenanntes Dossier erstellt. Dieses dient als Gefäss für sämtlichen Aufgaben, Kommunikation und Dokumente rund um dieses Gesuch bis hin zur Bewilligung und Rechnungsstellung. Sie können auf einem Dossier also jederzeit den Fortschritt der Abklärungen und die dazugehörigen Dokumente einsehen sowie all ihre Aufgaben im Zusammenhang mit diesem Dossier erledigen.
Sie finden ihre Dossiers in den Dossierlisten, um deren Status, die zugehörigen Dokumente oder Kommentare einzusehen, ein bestehendes Dossier zu kopieren, stornieren oder einen Antrag auf eine geringfügige Änderung für eine Bewilligung AT einzureichen.
Im Menüpunkt "Dossiers" finden Sie alle Gesuche, die durch ein Mitglied ihres Gruppenkontos eingereicht worden sind. Ein Dossier entspricht einer Sammlung aller Daten, Aufgaben und Dokumente, die im Zusammenhang mit ihrem Gesuch erstellt werden. Es gibt unterschiedliche Untermenüpunkte, in denen Dossiers je nach ihrem aktuellen Status aufgelistet werden.
Offen: Gesuch wurde erstellt aber noch nicht eingereicht
In Bearbeitung: Gesuch wurde erstellt und eingereicht aber von der Bewilligungsbehörde noch nicht beantwortet
Bewilligt: Alle beteiligten Behörden haben das Gesuch beantwortet und mindestens eine hat es bewilligt
Abgeschlossen: Das Gesuch wurde abgeschlossen aber nicht bewilligt (abgelehnt oder storniert)
Archiviert: Die letzte bewilligte Fahrt und Bearbeitung des Dossiers liegen mindestens drei Monate zurück, daher wurde es archiviert und ist nicht mehr in den oben genannten Untermenüs zu finden
Alles: Hier finden Sie alle ihre Dossiers, unabhängig von ihrem Status, ausser archivierte.
Wenn Sie einen Untermenüpunkt angewählt haben, werden ihnen die entsprechenden Dossiers angezeigt, sofern es in ihrem Gruppenkonto Dossiers im entsprechenden Status gibt. Die Funktionen sind auf all diesen Seiten die gleichen.
Sobald eine Tabelle mehr als 10 Einträge hat, werden diese auf mehrere Seiten verteilt. 10 ist dabei die Standard-Einstellung. Unterhalb der Tabelle können Sie dies auch anpassen, indem Sie eine andere Anzahl auswählen.
Wenn die Einträge auf mehrere Seiten verteilt sind, wird ihnen das ausserdem unten rechts angezeigt (z.B. Seite 1 von 2). Mit den Pfeilen können Sie auf die nächste oder vorherige Seite wechseln.
Sie können nach Dossiers suchen indem Sie einen Text in das Suchfeld eingeben (7). Es handelt sich um eine einfache Textsuche. Sobald Sie einen Text eingeben, werden ihnen nur noch Einträge aufgelistet, die diesen Text in der Dossiernummer oder der Bezeichnung enthalten.
Ausserdem können Sie die Dossierliste mit Klick auf die meisten Spaltentitel nach dem Inhalt dieser Spalte sortieren.
Sie können auf einen Eintrag in der Dossierliste klicken, um dieses zu öffnen, oder den Eintrag mit dem kleinen Button in der ersten Spalte (8) anwählen, um diesen zu kopieren. Nur wenn sie ein Dossier auf diese Weise angewählt haben, wird der Button "Dossier kopieren" (9) aktiv. Wähen Sie diesen Button, ob mit den Daten des gewählten Dossiers ein neues Gesuch zu erstellen, wenn Sie eine ähnliche Fahrt planen. Sie müssen dann einen neue Bezeichnung eingeben und erneut "Dossier kopieren" drücken, damit ein neues Gesuch erstellt wird. Nun müssen Sie im Schritt 1 des Gesuchs ein neues Datum eingeben. Alle anderen Daten wurden aus dem kopierten Dossier übernommen, Sie können sie aber anpassen und das Dossier schliesslich erneut einreichen.
WICHTIG: Wenn Sie ein AT Gesuch nicht zur Bewilligung, sondern zur Vorabklärung eingereicht und somit erst eine provisorische Zusagen der Bewilligungsbehörde erhalten haben, können Sie auch dieses Dossier kopieren, um es für eine rechtsgültige Bewilligung einzureichen.
Wie auf allen Seiten der Applikation finden Sie übrigens auch hier die Funktionen zum Anpassen der angezeigten Benutzersprache (10) sowie zum Logout (11).
Wenn Sie an einer beliebigen Stelle in eine Zeile in der Dossier-Liste klicken, wird damit das Dossier geöffnet. Je nach Status und Art des Dossiers stehen ihnen nun verschiedenen weitere Aktionen zur Verfügung. Die statusabhängingen Funktionen finden Sie nur auf der Dossieransicht. Falls Sie sich in der Gesuchs-Ansicht eines offenen Dossiers zur Eingabe ihrer Daten befinden, wählen Sie die Dossiernummer im Navigationsbereich an (1) um zur Dossier-Ansicht zu gelangen.
Wenn Sie ein Dossier im Untermenüpunkt "Offen" anwählen, wird ihnen direkt der erste Schritt der Gesuchs-Ansicht angezeigt. Falls Sie dieses Gesuch selber erstellt haben, können Sie es weiter bearbeiten und einreichen. Wenn das Gesuch durch ein anderes Mitglied ihres Gruppenkontos erstellt worden ist, ist dies leider nicht möglich. Falls dieser Benutzer dass Gesuch nicht selber weiterbearbeiten kann, können Sie eine Kopie davon erstellen (siehe oben) um die eingegebenen Daten zu übernehmen und das ursprüngliche Dossier schliesslich wie im nächsten Absatz beschrieben löschen.
Falls Sie sich auf der Dossier-Ansicht eines offenen Dossiers befinden (wie in obenstehendem Screenshot), klicken Sie auf den Link (6) um in die Gesuchs-Ansicht zu wechseln und ihre Eingabe fortzusetzen.
Diese Funktion steht ihnen nur in der Dossier-Ansicht eines offenen Dossiers zur Verfügung, also nur solange das Gesuch noch nicht eingereicht worden ist. Sie finden diese in Untermenü "Offen". Wenn Sie den Button "Löschen" (2) drücken und die Aktion bestätigen, wird das Dossier endgültig gelöscht. Sie können es danach nicht mehr finden und an keine Bewilligungsbehörde übermitteln. Diese Funktion brauchen Sie also zum Beispiel, wenn Sie aus Versehen ein ADR-Gesuch erstellt haben, aber nie Gefahrguttransporte durchführen.
Diese Funktion steht ihnen nur in der Dossier-Ansicht eines Dossiers in Bearbeitung, also nachdem das Gesuch eingereicht aber bevor es von den Bewilligungsbehörden bewilligt oder abgelehnt wurde. Sie finden diese in Untermenü "In Bearbeitung". Auf solchen Dossiers wird ihnen anstelle des "Löschen"-Buttons (2) ein Button "Stornieren" angezeigt. Drücken Sie diesen Button und bestätigen Sie die Aktionen, wenn Sie ihr Gesuch als ungültig zurückziehen wollen. Dies ist bei einem Gesuch an ASTRA kostenlos möglich. Bei Gesuchen an eine kantonale Bewilligungsbehörde sollten Sie mögliche Kostenfolgen vorher mit der betroffenen Behörde abklären.
Nachdem Stornieren wird das Dossier nicht gelöscht, sondern abgeschlossen. Sie finden es also noch im entsprechenden Untermenü. Falls Sie später doch ein solches Gesuch einreichen möchten, können Sie dieses nicht reaktivieren, aber wie oben beschrieben eine Kopie davon erstellen.
Eine sogenannte geringfügige Änderung kann nur für bereits ausgestellte Einzelbewilligungen für Import- und Transitbewilligungen für Ausnahmetransporte und -fahrzeuge (AT) beantragt werden und nur solange die letzte bewilligte Fahrt noch nicht in der Vergangenheit liegt. Dies ist ausserdem pro Dossier nur einmal möglich.
Falls Sie Dossiers haben, die all diese Voraussetzungen erfüllen, finden Sie diese im Untermenü "Bewilligt". Auf solchen Dossiers wird ihnen anstelle des "Löschen" oder "Stornieren"-Buttons (2) wird ihnen auf der Dossieransicht ein Button "Geringfügige Änderung" angezeigt. Wenn Sie diesen drücken, wird ein Dialog geöffnet, wo Sie ihren Änderungswunsch eingeben müssen und den Änderungsantrag einreichen können.
Es wird dann eine neue Aufgabe an das ASTRA erstellt, dessen Status Sie auch in der Dossier-Ansicht einsehen können. Falls ihr Antrag bewilligt wird, wird ein neues Bewilligungsdokument erstellt, an das Dossier angehängt und per Mail an die Bewilligungsempfänger gesendet. Über eine Ablehnung werden Sie ebenfalls per E-Mail informiert.
Wenn Sie ein Dossier geöffnet haben, können Sie im Navigationsbereich links zur Dokumenteverwaltung des Dossiers wechseln (3).
Sie finden hier alle Dokumente, die von ihnen oder einer Behörde zum Dossier angehängt worden sind (inkl. den Dokumenten eines gewählten Fahrzeugs oder Anhängers aus ihrem Fuhrpark, z.B. Fahrzeugausweis). Mit der Bezeichnung "Gesuch-XX" wird hier das generierte Gesuchs-PDF angehängt, "Hauptbewilligung-XX" ist das letzte gültige Dokument, das ihnen als Bewilligung per Mail zugesandt worden ist. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet eine Vorschau des Dokuments. Sie können es herunterladen oder ausdrucken.
Sie könne hier auch weitere Dokumente anhängen (Button "Datei hochladen"), z.B. um einer Bewilligungsbehörde auf deren Wunsch zusätzliche Informationen zur Beurteilung des Gesuchs zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie ein Dossier geöffnet haben, können Sie im Navigationsbereich links zur Dokumenteverwaltung des Dossiers wechseln (4).
Sie können hier eine zusätzliche Mitteilung an die Bewilligungsbehörden erstellen, indem Sie einen Kommentar einfügen und senden. Die Bewilligungsbehörde kann Sie auf dem gleichen Weg kontaktieren. In diesem Fall werden Sie per E-Mail über den neuen Kommentar informiert. Bei jedem Kommentar ist ersichtlich, wer ihn erstellt hat. Es werden ausserdem Erstellungsdatum und -zeit angezeigt.
