Un dossier est créé dans l’AM AS pour chaque nouvelle requête. Ce dossier sert à regrouper toutes les tâches, communications et documents relatifs à cette requête jusqu’à l’autorisation et à la facturation. Il permet donc de consulter à tout moment l’avancement des enquêtes et les documents correspondants ainsi que de régler toutes les tâches que vous devez accomplir en rapport avec ce dossier.
Vous trouverez vos dossiers dans les listes de dossiers pour consulter leur statut, les documents ou commentaires y afférents, copier un dossier existant, l’annuler ou déposer une demande de modification mineure pour une autorisation AT.
Dans le point de menu «Dossiers», vous trouvez toutes les requêtes qui ont été déposées par un membre de votre compte de groupe. Un dossier correspond à une collection de toutes les données, tâches et documents créés en liaison avec votre requête. Il existe différents points de sous-menu où est dressée la liste des dossiers en fonction de leur statut actuel.
En suspens: la requête a été créée, mais n’a pas encore été déposée
En traitement: la requête a été créée et déposée, mais l’autorité compétente en matière d’autorisation n’a pas encore donné sa réponse
Autorisé: toutes les autorités impliquées ont répondu à la requête et au moins l’une d’elles l’a autorisée
Clos: la requête a été achevée, mais n’a pas été autorisée (rejetée ou annulée)
Archivé: la dernière course autorisée et le traitement du dossier remontent au moins à trois mois, de sorte que le dossier a été archivé et ne figure plus dans les sous-menus mentionnés plus haut
Tout: vous trouvez ici tous vos dossiers, quel que soit leur statut, sauf les dossiers archivés.
Si vous avez sélectionné un point de sous-menu, le système vous affiche les dossiers correspondants dès lors qu’il existe dans votre compte de groupe des dossiers présentant le statut en question. Les fonctions sont les mêmes sur toutes ces pages.
Dès qu’un tableau compte plus de 10 entrées, celles-ci sont réparties sur plusieurs pages. Le chiffre de 10 correspond au réglage par défaut. Vous pouvez également l’adapter au-dessous du tableau en choisissant un chiffre différent.
Si les entrées sont réparties sur plusieurs pages, cela vous est également indiqué en bas à droite (par ex. page 1 de 2). Les flèches vous permettent de passer à la page précédente ou à la page suivante.
Vous pouvez rechercher des dossiers en entrant un texte dans le champ de recherche (7). Il s’agit d’une recherche textuelle simple. Dès que vous entrez un texte, le système ne vous présente plus que la liste des entrées qui contiennent ce texte dans le numéro de dossier ou dans la désignation.
En outre, vous pouvez trier la liste des dossiers en cliquant sur la plupart des titres de colonnes en fonction du contenu de cette colonne.
Vous pouvez cliquer sur une entrée dans la liste des dossiers pour ouvrir celle-ci ou sélectionner l’entrée à l’aide du petit bouton dans la première colonne (8) afin de le copier. Ce n’est que si vous avez sélectionné un dossier de cette manière que le bouton «Copier le dossier» (9) devient actif. Choisissez ce bouton pour créer une nouvelle requête avec les données du dossier sélectionné si vous envisagez une course similaire. Vous devrez alors entrer une nouvelle désignation et appuyer à nouveau sur «Copier le dossier» afin de créer une nouvelle requête. Vous devrez alors entrer une nouvelle date dans l’étape 1 de la requête. Toutes les autres données seront reprises du dossier copié, mais vous pourrez les adapter et déposer finalement à nouveau le dossier.
IMPORTANT: Si vous avez soumis une requête AT non pas pour autorisation, mais pour examen préalable et que vous n’avez donc reçu qu’une assurance provisoire de la part de l’autorité compétente en matière d’autorisation, vous pouvez également copier ce dossier en vue de déposer une autorisation en bonne et due forme.
Comme sur toutes les pages de l’application, vous trouverez d’ailleurs ici aussi les fonctions permettant d’adapter la langue d’utilisateur affichée (10) ainsi que de se déconnecter (11).
Autres fonctions relatives à des dossiers existants
Si vous cliquez à n’importe quel endroit dans une ligne de la liste des dossiers, le dossier correspondant s’ouvre. En fonction du statut et de la nature du dossier, plusieurs autres actions sont alors disponibles. Les fonctions disponibles selon le statut ne se trouvent que sur la vue du dossier. Si vous vous trouvez dans la vue de la requête d’un dossier ouvert pour y entrer vos données, choisissez le numéro de dossier dans la zone de navigation (1) pour parvenir à la vue du dossier.
Si vous sélectionnez un dossier dans le point de sous-menu «En suspens», le système vous affiche directement la première étape de la vue de la requête. Si vous avez créé cette requête vous-même, vous pouvez continuer à la traiter et la déposer. Cela n’est malheureusement pas possible si i la requête a été créée par un autre membre de votre compte de groupe. Si cet utilisateur ne peut pas continuer lui-même le traitement de cette requête, vous pouvez en créer une copie (voir plus haut) afin de reprendre les données saisies et effacer finalement le dossier initial de la manière décrite au paragraphe suivant.
Si vous vous trouvez sur la vue d’un dossier ouvert (comme sur la capture d’écran ci-dessus), cliquez sur le lien (6) pour passer à la vue de la requête et poursuivre votre saisie.
Cette fonction n’est disponible que dans la vue d’un dossier en suspens, c’est-à-dire tant que la requête n’a pas encore été déposée. Vous la trouverez dans le sous-menu «En suspens». Si vous appuyez sur le bouton «Effacer» (2) et que vous confirmez cette action, le dossier sera définitivement effacé. Vous ne pourrez plus le retrouver par la suite pour le transmettre à une autorité compétente. Vous avez besoin de cette fonction par exemple lorsque vous avez créé par erreur une requête ADR, mais que vous n’effectuez jamais de transport de marchandises dangereuses.
Cette fonction n’est disponible que dans la vue d’un dossier en traitement, c’est-à-dire après que la requête a été déposée, mais avant qu’elle ne soit autorisée ou rejetée par les autorités compétentes. Vous la trouverez dans le sous-menu «en traitement». Sur ce genre de dossiers, le système vous affiche un bouton «Annuler» à la place du bouton «Effacer» (2). Appuyez sur ce bouton et confirmez l’action si vous voulez retirer votre requête comme étant non valable. Cette action est possible gratuitement dans le cas d’une requête adressée à l’OFROU. Pour les requêtes adressées à une autorité cantonale compétente en matière d’autorisation, renseignez-vous au préalable sur les coûts éventuels auprès de l’autorité concernée.
Après l’annulation, le dossier n’est pas effacé, mais clos. Vous le trouverez donc encore dans le sous-menu correspondant. Si vous souhaitez déposer une telle requête ultérieurement, vous ne pourrez pas la réactiver, mais vous pourrez en créer une copie de la manière décrite plus haut.
Une modification dite mineure ne peut être sollicitée que pour des autorisations uniques déjà établies pour des courses d’importation et de transit pour des transports et des véhicules spéciaux (AT) et tant que la dernière course autorisée ne se situe pas dans le passé. En outre, une telle demande n’est possible qu’une seule fois par dossier.
Si vous avez des dossiers qui remplissent toutes ces conditions, vous les trouverez dans le sous-menu «Autorisé». Sur ces dossiers, le système vous affiche sur la vue du dossier, à la place du bouton «Effacer» ou «Annuler» (2), un bouton «Modification mineure». Si vous appuyez sur ce bouton, vous ouvrez un dialogue où vous devez entrer votre demande de modification et où vous pouvez la déposer.
Une nouvelle tâche à l’intention de l’OFROU est alors créée, dont vous pouvez consulter le statut dans la vue du dossier. Si votre demande est accordée, un nouveau document d’autorisation est créé, joint au dossier et envoyé par e-mail aux destinataires de l’autorisation. Vous êtes également informé par e-mail si la demande est rejetée.
Lorsque vous avez ouvert un dossier, vous pouvez passer à la gestion des documents du dossier à l’aide de la zone de navigation à gauche (3).
Vous trouverez ici tous les documents qui ont été joints au dossier par vous ou par une autorité (y compris les documents d’un véhicule sélectionné ou d’une remorque de votre parc de véhicules, par ex. un permis de circulation). La requête générée, au format PDF, est jointe ici sous la désignation «Requête-XX»; le dernier document valable qui vous a été envoyé par e-mail en tant qu’autorisation sous la désignation «Autorisation principale-XX». Un clic sur une entrée ouvre un aperçu du document, que vous pouvez télécharger ou imprimer.
Vous pouvez également joindre ici d’autres documents (bouton «Télécharger un fichier»), par ex. pour mettre à la disposition d’une autorité compétente en matière d’autorisation, à sa demande, des informations supplémentaires permettant de statuer sur la requête.
Sur un dossier en suspens, vous pouvez également naviguer vers la fonction de commentaire (4).
Vous pouvez y créer un message supplémentaire à l’intention des autorités compétentes en matière d’autorisation, en insérant un commentaire et en l’envoyant. L’autorité peut vous contacter par la même voie. Dans ce cas, vous êtes informé du nouveau commentaire par e-mail. Le système indique l’auteur de chaque commentaire et affiche également la date et l’heure de sa création.