Das System des digitalen Fahrtschreibers wird gesteuert durch 4 unterschiedliche Fahrtschreiberkarten:
Hersteller
Der Automobilhersteller installiert den Weg- und Geschwindigkeitsgeber sowie den Fahrtschreiber im Fahrzeug und aktiviert den Fahrtschreiber. Damit beginnt er, Aufzeichnungen über die Fahrzeugbewegungen zu machen.
Werkstatt
Nach dem Import wird das Fahrzeug im Strassenverkehrsamt zugelassen. Der Fahrtschreiber muss anschliessend von einer Werkstatt kalibriert werden. Dazu werden Parameter und Werte eingegeben, wie Reifendurchmesser, Fahrzeugkennzeichen, usw. Für diese Arbeiten ist eine Werkstattkarte erforderlich, die auf den Namen der Werkstatt und des Technikers ausgestellt ist.
Jeder Techniker besitzt seine eigene Karte mit einem persönlichen PIN Code, den er für die Kalibrierung am Fahrtschreiber eingeben muss.
Bei der ersten Kalibrierung wird mit der Werkstattkarte die verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Weg- und Geschwindigkeitsgeber und dem Fahrtschreiber aktiviert. Manipulationsversuche am Kabel werden damit später erkannt und im Fahrtschreiber mit Datum und Zeit protokolliert.
Unternehmer
Das Fahrzeug wird anschliessend vom Eigentümer in Empfang genommen. Dieser schiebt seine Unternehmenskarte in den Fahrtschreiber ein und beginnt damit, den Speicherbereich ab diesem Datum für seine Firma und Fahrer zu schützen. Bevor das Fahrzeug veräussert wird oder der Fahrtschreiber ausgebaut werden soll, muss nochmals die Unternehmenskarte eingeschoben werden. Damit ist der Datenbereich zwischen Ersteinschubdatum und Tagesdatum für diese Unternehmung geschützt. Auf diese Daten kann mit einer anderen Unternehmenskarte nicht zugegriffen werden. Mit der richtigen Unternehmenskarte können die Daten auch später jederzeit ausgelesen werden sofern sie noch nicht überschrieben worden sind.
Fahrer
Nun ist das Fahrzeug für die Fahrer bereit. Vor Beginn der Fahrt schieben sie ihre Fahrerkarte in den Steckplatz 1 des Fahrtschreibers und geben zudem den Ort ein. Der Beifahrer steckt seine Karte in den Steckplatz 2. Anschliessend fahren und markieren sie am Gerät manuell ihre Ruhezeiten und sonstige Arbeiten. Ihre Karte entnehmen sie erst bei Arbeitsschluss aus dem Fahrtschreiber.
Vollzugsbeamter
Bei Strassenkontrollen bleibt die Fahrerkarte im Steckplatz 1 und der Vollzugsbeamte schiebt seine Kontrollkarte in den zweiten Kartensteckplatz am Fahrtschreiber.
Damit stehen ihm Auswertungsmöglichkeiten am Fahrtschreiber zur Verfügung, die weder der Fahrer noch die Unternehmung aufrufen können.
Der Vollzugsbeamte kann sich die Daten anzeigen, ausdrucken oder sie mit einem Downloadgerät aus der Fahrerkarte und dem Fahrtschreiber sicherstellen zur Auswertung auf einem separaten Gerät.
Gespeicherte Daten
Daten können von niemandem aus dem Fahrtschreiber oder aus den Fahrtschreiberkarten gelöscht werden. Die ältesten Daten werden laufend mit den neuesten überschrieben, wenn der Speicher im Fahrtschreiber oder auf der Fahrtschreiberkarte voll ist.