In FA SB per ogni nuova richiesta viene generata una cosiddetta pratica che contiene tutte le attività, le comunicazioni e i documenti relativi a questa richiesta, compresa l’autorizzazione e la fattura. All’interno della pratica è quindi possibile visualizzare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle verifiche e dei relativi documenti e compiere le proprie attività.
Le pratiche si trovano in appositi elenchi per visualizzare il loro stato di avanzamento, i relativi documenti o commenti, copiare o annullare una pratica oppure trasmettere una richiesta di modifica minore per un’autorizzazione AT.
Nel menu «Pratiche» si trovano tutte le richieste presentate da un utente del conto collettivo. Una pratica raccoglie tutti i dati, documenti e attività relativi a una richiesta. Esistono diversi sottomenu in cui le pratiche sono elencate in base al loro stato di avanzamento.
In standby: la richiesta è stata inserita ma non ancora trasmessa.
In corso: la richiesta è stata inserita e trasmessa ma non ha ancora ottenuto una risposta dall’autorità di rilascio.
Approvata: tutte le autorità coinvolte nel processo hanno dato una risposta alla richiesta e almeno una l’ha approvata.
Conclusa: la richiesta è conclusa ma non autorizzata (respinta o annullata).
Archiviata: l’ultimo viaggio approvato e l’elaborazione della pratica risalgono almeno a tre mesi prima, pertanto la pratica è stata archiviata e non compare più nei sottomenu sopra menzionati.
Riepilogo pratiche: contiene tutte le pratiche, indipendentemente dal loro stato di avanzamento, ad eccezione di quelle archiviate.
Selezionando uno di questi sottomenu, vengono visualizzate le relative pratiche, a condizione che nel proprio conto collettivo siano presenti delle pratiche con lo stato corrispondente. In tutte queste pagine le funzioni sono lo stesse.
L’impostazione standard prevede 10 voci per tabella. Se le voci superano questo numero vengono distribuite su più pagine. Sotto alla tabella è possibile modificare questa impostazione selezionando un numero diverso.
In fondo a destra viene inoltre segnalato che le voci sono distribuite su più pagine (ad es. pagina 1 di 2). Con le frecce è possibile passare alla pagina successiva o precedente.
La ricerca di una pratica può essere effettuata inserendo un testo nel campo di ricerca (7) testuale. Inserendo un testo, vengono elencate solo le voci che lo contengono nel numero pratica o nel titolo.
Inoltre, è possibile ordinare l’elenco delle pratiche in base al contenuto della colonna cliccando sull’intestazione della colonna.
È possibile cliccare su una voce dell’elenco delle pratiche aprire la pratica o selezionarla con il piccolo pulsante nella prima colonna (8) per copiarla. Il pulsante «Copia pratica» (9) diventa attivo soltanto dopo aver selezionato un pratica come sopra indicato. Premere questo pulsante per creare una nuova richiesta con i dati della pratica selezionata se si pianifica un viaggio simile. È quindi necessario inserire un nuovo titolo e premere nuovamente «Copia pratica» (9) per generare una nuova richiesta. Inserire nella fase 1 della domanda una nuova data. Tutti gli altri dati sono stati ripresi dalla pratica copiata ma possono essere modificati prima di trasmettere la pratica.
IMPORTANTE: se si è trasmessa una richiesta AT non per autorizzazione ma solo per verifica preliminare e quindi si è ricevuta soltanto un’approvazione preliminare, è possibile copiare la pratica per trasmetterla ai fini di un’autorizzazione definitiva.
Come in tutte le pagine dell’applicativo, anche qui sono presenti le funzioni per modificare la lingua (10) e per il logout (11).
Cliccando in un punto qualsiasi di una riga dell’elenco delle pratiche, si apre la relativa pratica. A seconda dello stato e del tipo di pratica sono disponibili diverse altre funzioni. Quelle che dipendono dallo stato si trovano solo nella vista della pratica. Dalla vista di una richiesta di una pratica in standby, selezionare il numero di pratica nell’area di navigazione (1) per accedere alla vista della pratica.
Se si seleziona una pratica nel sottomenu «Standby», compare direttamente la prima fase della richiesta. L’utente può completare e trasmettere la richiesta solo se è stata predisposta dall’utente stesso ma non se è stata inserita da un altro utente del conto collettivo. Se l’utente non può completare la richiesta, è possibile eseguirne una copia (vedere sopra) per riprendere i dati inseriti e infine cancellare la pratica originale come descritto nel paragrafo successivo.
Dopo essere entrati nella vista di una pratica in standaby (come nell’immagine sopra), cliccare sul link (6) per passare alla vista della richiesta e completare l’inserimento dei dati.
Questa funzione è disponibile solo nella vista di una pratica in standby, ovvero soltanto se la richiesta non è ancora stata trasmessa. La funzione si trova nel sottomenu «In standby». Premendo il pulsante «Cancella» (2) e confermando l’operazione, la pratica viene rimossa definitivamente. Successivamente non sarà più reperibile e non potrà essere inviata a un’autorità di rilascio. Questa funzione è utile ad esempio se per una svista è stata inserita una richiesta ADR ma non si eseguono mai trasporti di merci pericolose.
Questa funzione è disponibile solo nella vista di una pratica in corso, ovvero dopo che la richiesta è stata trasmessa ma prima che sia stata approvata o respinta dalle autorità di rilascio. La funzione si trova nel sottomenu «In Corso». Nella pratiche di questo sottomenu al posto del pulsante «Cancella» (2) compare il pulsante «Annulla». Premere questo pulsante e confermare l’operazione se si desidera ritirare la richiesta definitivamente. Se la richiesta è rivolta all’USTRA l’annullamento è gratuito. Se la richiesta è rivolta a un’autorità cantonale, si consiglia di richiedere prima i costi all’autorità competente.
Dopo l’annullamento, la pratica non viene cancellata ma conclusa e sarà possibile trovarla nel sottomenu corrispondente. Se si desidera trasmettere questa richiesta in un secondo momento, non è possibile riattivarla ma solo farne una copia come sopra descritto.
Le modifiche minori possono essere richieste soltanto per le autorizzazioni singole già emesse per importazione e transito di trasporti e veicoli eccezionali (AT) e soltanto finché l’ultimo viaggio autorizzato non sia stato effettuato. La modifica minore può essere richiesta una sola volta per pratica.
Le pratiche che soddisfano tutti questi requisiti si trovano nel sottomenu «Approvata». Nella vista di queste pratiche al posto del pulsante «Cancella» o «Annulla» (2) compare il pulsante «Modifica minore». Premendolo, si apre una finestra dove specificare la modifica richiesta e presentare la richiesta di modifica.
Viene quindi generata una nuova attività per l’USTRA il cui stato può essere visualizzato anche nella vista della pratica. Se la domanda viene approvata, viene emesso un nuovo documento di autorizzazione, allegato alla pratica e inviato via e-mail al destinatario dell’autorizzazione. L’utente viene informato per e-mail anche se la richiesta è stata rigettata.
Dopo aver aperto una pratica, dall’area di navigazione sinistra è possibile accedere alla gestione documenti della pratica (3).
Qui si trovano tutti i documenti allegati alla pratica dall’utente stesso o da un’autorità (compresi i documenti di un veicolo o rimorchio selezionato dalla propria flotta, ad es. licenza di circolazione). Con il titolo «Richiesta XY» viene allegata la richiesta generata in PDF, «Autorizzazione principale XX» è l’ultimo documento valido che è stato inviato per e-mail all’utente come autorizzazione. Cliccando su una voce si apre un’anteprima del documento. È possibile scaricarlo o stamparlo.
Qui è possibile allegare anche altri documenti (pulsante «Carica file»), ad esempio per inviare ulteriori informazioni all’autorità di rilascio ai fini della valutazione della richiesta.
In una pratica aperta è possibile accedere anche alla funzione commenti (4).
Per inviare comunicazioni alle autorità di rilascio, è possibile inserire e inviare un commento. Anche l’autorità può contattare l’utente allo stesso modo. In questo caso un’e-mail informerà l’utente che è stato inserito un nuovo commento. In ciascun commento compare il nome dell’autore, la data e l’ora di inserimento.
