Per inserire una richiesta ADR, selezionare il menu «Nuova richiesta» (1) e compilare la pagina che si apre.
Come tipo di richiesta selezionare «Transito in galleria con merci pericolose (ADR)» (2) e inserire un titolo (3). Quest’ultimo può essere scelto liberamente, e servirà successivamente per trovare la richiesta. In «Indicazioni particolari» (4) è possibile inserire ad esempio il numero di riferimento del proprio ordine. Questa informazione serve all’utente per individuare la richiesta ma non è obbligatoria. Selezionare quindi la lingua in cui deve essere rilasciata l’autorizzazione (5). Poiché l’autorizzazione può contenere istruzioni per il trasportatore, si consiglia di selezionare la lingua di quest’ultimo, indipendentemente dalla lingua in cui si compila la richiesta. Il pulsante «Nuova richiesta» (6) può essere premuto soltanto dopo aver compilato correttamente tutti i campi contrassegnati da un asterisco * rosso.
Premendo questo pulsante, viene generata la cosiddetta pratica e e si apre la sezione della richiesta
Una pratica raccoglie tutti i dati, documenti e attività relativi a una richiesta. La prima attività consiste nell’inserimento della domanda, che avviene in più fasi. La procedura è guidata: innanzi tutto è necessario inserire i dati di base (1). Se non si desidera o non si può ancora compilare e trasmettere l’intera richiesta, è possibile salvarla (2). Inoltre, è possibile uscire in qualsiasi momento dalla visualizzazione per l’inserimento dei propri dati. Cliccando sul numero della pratica, in questo caso «ADR-81» (3), si accede alla sua vista dettagliata. Qui sarà possibile visualizzare in seguito lo stato di avanzamento delle attività delle autorità di rilascio. Al momento però la pratica non è ancora stata trasmessa, pertanto non compaiono ancora le attività per le autorità. È possibile anche consultare la gestione documenti della richiesta (4), inserire un commento per l’USTRA (5) o tornare all’elenco delle pratiche e al menu principale (6), ad esempio se si desidera inserire un indirizzo prima di trasmettere la richiesta.
Se si esce dal modulo, senza premere «Salva», i dati inseriti nella sezione corrente andranno persi. I dati inseriti nelle sezioni precedenti invece rimangono memorizzati.
Per inserire la richiesta, compilare i dati della sezione «Dati base». I campi da compilare sono interdipendenti. Ad esempio per la data di transito è necessario indicare anche una «data di fine» se si desidera trasmettere una domanda per diversi viaggi. Se il proprio veicolo non compare nell’elenco dei veicoli proposti, selezionare «Altro» e inserire il tipo nel campo di testo. Se si utilizza anche un rimorchio, è necessario inserire anche la sua targa.
Il piccolo punto interrogativo accanto a un campo significa che sono presenti informazioni sul suo significato. Per visualizzarle, passarci sopra con il mouse (7).
Anche in questo caso è necessario compilare tutti i campi contrassegnati da un asterisco rosso. Quando i dati inseriti non corrispondono alle specifiche, compare un testo in rosso sotto al relativo campo. Soltanto dopo aver compilato correttamente tutti i campi necessari, compare il pulsante «Avanti» (8). Se si ritiene di aver compilato tutto correttamente ma il pulsante non compare, passare da un campo all’altro con il tabulatore in tutto il modulo. In questo modo verranno visualizzati ulteriori messaggi di errore.
Premendo «Avanti» si accede alla sezione successiva «Dati trasporto».
In questa sezione è necessario dichiarare le merci pericolose e motivare il viaggio. Se necessario è possibile allegare un documento alla propria richiesta (1). Sono ammessi diversi formati di documenti, tuttavia quando si cerca di allegare un documento in un formato non supportato o di dimensioni eccessive, compare un messaggio di errore e il documento deve essere rimosso. Quando il documento è allegato correttamente, compare un segno di spunta verde.
Dopo aver compilato correttamente tutti i dati, compare nuovamente il pulsante «Avanti». Poiché ora ci si trova nella seconda fase della richiesta, è anche possibile tornare alla fase precedente per rivederla o modificarla (2).
Se si trasportano merci pericolose diverse, con il pulsante «Aggiungi» (3) è possibile visualizzare un altro blocco per inserire i dati necessari. Dopo aver visualizzato un altro blocco, è necessario compilare correttamente anche tutti i suoi campi contrassegnati da un asterisco. Se però il secondo blocco non è necessario, è possibile chiuderlo premendo sulla piccola X a destra (4). Gli eventuali dati già inseriti nel blocco saranno cancellati.
Nella fase successiva devono essere inseriti i recapiti del richiedente, del trasportatore e del destinatario della fattura.
Nel campo «Richiedente» (1) compare automaticamente l’indirizzo principale del proprio conto collettivo, poiché l’utente è responsabile di questa richiesta. Qui non è possibile selezionare un altro indirizzo. Inoltre, comparirà il proprio nome e indirizzo e-mail (2). In questo modo è visibile quale utente del conto collettivo ha inserito la richiesta.
Anche nei campi «Detentore veicolo» (3) e «Destinatario fattura» (4) compare l’indirizzo principale del proprio conto collettivo. In questo caso però è possibile selezionare qualsiasi altro indirizzo dalla propria gestione indirizzi. Poiché una richiesta ADR viene trasmessa soltanto all’USTRA, non è necessario indicare un indirizzo di fatturazione in Svizzera, al contrario di quanto avviene per le richieste AT e SoNa.
Infine è possibile specificare a chi deve essere inviata l’autorizzazione (5). Quest’ultima sarà inviata via e-mail alle parti selezionate non appena sarà rilasciata. Dopo aver trasmesso la richiesta, la conferma e il relativo documento vengono invece sempre inviati all’indirizzo e-mail del richiedente (all’utente personalmente e all’indirizzo principale) e anche al destinatario della fattura, per informarlo della richiesta.
Premere anche in questo caso «Avanti» per verificare e trasmettere la richiesta.
Nell’ultima sezione «Verifica richiesta» è possibile generare una versione PDF della propria richiesta tramite il link «Scarica anteprima» (1) per controllare i dati inseriti. Per trasmettere la richiesta, è necessario selezionare la casella di controllo (2) per confermare di aver letto e accettato le disposizioni particolari. Successivamente in alto compare il pulsante «Trasmetti per autorizzazione» (3). Dopo averlo premuto, la richiesta viene trasmessa all’USTRA e l’utente ne riceve una versione in formato PDF come conferma via e-mail. A questo punto compare il riepilogo delle pratiche:
Qui si trova il cosiddetto numero pratica «ADR-81» (1), un identificativo univoco che consente anche di cercare la pratica nell’apposito elenco. Questo numero viene menzionato anche in tutte le comunicazioni relative alla pratica. Nella vista dettagliata compare lo stato attuale della pratica (2) e tutte le attività in standby (3) che devono essere svolte. In questo caso l’USTRA deve verificare l’indirizzo del destinatario della fattura e preparare il documento di autorizzazione. Tutte le attività concluse e in standby compaiono a destra, compresa quella di inserimento di una nuova richiesta (4) che è indicata come conclusa. Anche qui si trovano gli strumenti di navigazione illustrati in precedenza (5). Se necessario, è possibile anche annullare la propria richiesta (6) e quindi ritirarla. In caso di richiesta rivolta all’USTRA l’annullamento è gratuito, ma soltanto finché non è stata rilasciata l’autorizzazione.
La pratica viene esaminata dall’autorità di rilascio (USTRA). Qualora fossero necessarie informazioni integrative, l’USTRA si metterà in comunicazione con l’utente attraverso la funzione di commento. L’utente viene informato per e-mail, anche se la richiesta non può essere approvata. Non appena rilasciata, l’autorizzazione viene inviata per e-mail agli indirizzi dei destinatari selezionati nella sezione «Recapiti». La fatturazione è la fase conclusiva, ma avviene al di fuori dell’applicativo FA SB.
Per controllare lo stato di avanzamento, è possibile cercare e selezionare la propria pratica nell’apposito elenco, dove si troverà anche la richiesta e successivamente il documento di autorizzazione nonché tutti gli altri documenti trasmessi (in «Documenti» al punto 5) o eventuali ulteriori domande e risposte ricevute o inviate all’USTRA (in «Commenti» al punto 5).
Quando non compare il pulsante per passare alla sezione successiva («Nuova richiesta», «Avanti» e «Trasmetti per autorizzazione»), significa che non sono ancora stati compilati correttamente tutti i dati. Questo errore può verificarsi ad esempio quando è già stata compilata in precedenza la sezione «Dati base» e la compilazione della richiesta è stata completata in un secondo tempo, perciò i dati del viaggio inseriti risultano riferiti al passato.
In questo caso, controllare di avere compilato tutti i campi contrassegnati con un asterisco rosso * e che sotto ai campi non compaia alcun messaggio di errore in rosso. Se non si scopre l’errore nemmeno in questo modo, selezionare il primo campo del modulo e passare tutti i campi con il tabulatore finché non compare l’errore o il pulsante.
