Pour créer une requête dite ADR, choisissez l’entrée de menu «Créer une nouvelle requête» (1) et remplissez la page qui s’ouvre:
Choisissez le type de requête «Traversée de tunnel avec marchandises dangereuses ADR» (2) et entrez une désignation (3). Celle-ci peut être choisie librement. Elle vous aidera à retrouver votre requête par la suite. À la rubrique indications particulières (4), vous pouvez entrer par exemple le numéro de référence de votre mandat. Cette indication, qui n’est pas obligatoire, vous servira à classer la requête. Choisissez ensuite la langue dans laquelle l’autorisation doit être établie (5). L’autorisation pouvant contenir des consignes à l’intention du transporteur, il vaut mieux la faire établir dans la langue de ce dernier. Ce choix est indépendant de la langue dans laquelle vous remplissez la requête. Vous ne pourrez appuyer sur le bouton «Créer une nouvelle requête» (6) que lorsque vous aurez correctement rempli tous les champs marqués par un astérisque rouge *.
Lorsque vous appuyez sur ce bouton, vous créez un dossier et le système fait apparaître l’étape de dépôt de la demande :
Un dossier correspond à l’ensemble de toutes les données, tâches et documents créés en lien avec votre requête. La première tâche consiste à saisir les données de la requête. Cette tâche est accomplie en plusieurs étapes à travers lesquelles vous êtes guidé, à commencer par la saisie des données de base (1). Si vous ne pouvez ou ne voulez pas encore remplir et déposer la totalité de la requête, vous pouvez en faire une sauvegarde intermédiaire (2). En outre, vous pouvez quitter à tout moment la vue de saisie de vos données. En cliquant sur le numéro de dossier, ici ADR-15 (3), vous accédez à la vue détaillée du dossier. Plus tard, vous pourrez y consulter le statut des travaux des autorités compétentes en matière d’autorisation. Mais pour l’instant, votre dossier n’a pas encore été déposé, de sorte que vous n’y trouverez encore aucune tâche à l’intention des autorités. Vous pouvez également naviguer vers la gestion des documents de la requête (4), laisser un commentaire à l’intention de l’OFROU (5) ou revenir à la liste des dossiers et passer au menu principal (6), par exemple si vous voulez encore saisir une adresse avant de déposer la requête.
Si vous quittez le formulaire sans avoir appuyé sur Sauvegarder, vous perdrez les données de l’étape en cours, mais les saisies effectuées dans les étapes précédentes resteront sauvegardées.
Pour créer la requête, remplissez désormais les indications relatives à l’étape «Données de base». Les champs à remplir dépendent les uns des autres. Ainsi, pour la date de la traversée, vous devez également indiquer une date «de fin de validité» si vous voulez déposer une requête pour plusieurs courses. Si la sélection des types de véhicules ne correspond pas à votre véhicule, choisissez «Autres» et indiquez le type dans le champ de texte, et si vous circulez avec une remorque, vous devez également en indiquer la plaque d’immatriculation.
Si un champ est muni d’un petit point d’interrogation, vous trouverez des informations complémentaires sur sa signification en glissant dessus avec la souris (7).
Là aussi, vous devez remplir tous les champs marqués par un astérisque rouge et un texte en rouge apparaît au-dessous du champ concerné lorsque vos entrées ne sont pas conformes aux règles. Ce n’est que lorsque tous les champs requis sont correctement remplis que le bouton «Suite» (8) apparaît. Si le bouton n’apparaît pas alors que vous pensez avoir tout rempli correctement, naviguez à l’aide du tabulateur à travers l’ensemble du formulaire, d’un champ à l’autre, afin de faire apparaître les éventuels autres messages d’erreur. Le bouton «Suite» vous donne accès à l’étape suivante, «Données de transport».
Dans cette étape, vous devez déclarer vos marchandises dangereuses et justifier la course. En cas de besoin, vous pouvez joindre un document à votre requête (1). Divers formats de document sont autorisés. Si vous essayez de joindre un document trop volumineux ou dans un format non autorisé, un message d’erreur correspondant s’affichera et vous devrez retirer ce document. S’il a été joint avec succès, cela est indiqué par une barre verte.
Dès que vous aurez correctement renseigné toutes les données, le bouton «Suite» apparaîtra à nouveau. Comme vous vous trouvez désormais à la 2e étape de la requête, vous aurez en outre la possibilité de revenir à l’étape antérieure afin de la vérifier ou de l’adapter (2).
Si vous transportez plusieurs marchandises dangereuses différentes, vous pouvez insérer un nouveau bloc pour les indications requises à l’aide du bouton «Ajouter» (3). Lorsqu’un tel bloc est inséré, vous devez également en remplir correctement tous les champs marqués d’un astérisque. Si vous n’avez finalement pas besoin du bloc supplémentaire, vous pouvez le masquer à l’aide de la petite croix X située à droite (4), ce qui effacera les indications éventuellement saisies dans ce bloc.
Dans la prochaine étape, vous devez indiquer les données d’adresse du requérant, du transporteur et du destinataire de la facture.
En tant que requérant (1), l’adresse sélectionnée est automatiquement l’adresse principale de votre compte de groupe, puisque vous êtes responsable de cette requête. Vous ne pouvez pas sélectionner ici d’autre adresse. En outre, votre nom et votre adresse électronique (2) s’affichent ici. Cela fait apparaître le membre du compte de groupe qui a établi la requête.
En tant que détenteur du véhicule (3) et que destinataire de la facture (4), le système remplit d’abord également l’adresse principale de votre compte. Mais vous pouvez aussi choisir n’importe quelle autre adresse venant de votre gestion des adresses. Étant donné qu’une requête ADR ne va qu’à l’OFROU, il n’est pas nécessaire, contrairement aux requêtes AT et SoNa, d’indiquer une adresse de facturation en Suisse.
Enfin, vous pouvez indiquer à qui l’autorisation doit être envoyée (5). Dès qu’elle aura été établie, celle-ci sera envoyée par e-mail aux parties sélectionnées. En revanche, la confirmation du dépôt de la requête ainsi que le document de requête correspondant seront toujours envoyés, après le dépôt, aux adresses électroniques du requérant (à vous personnellement et à l’adresse principale) ET au destinataire de la facture afin d’informer ce dernier de la requête.
Là aussi, appuyez sur «Suite» pour vérifier la requête et la déposer.
Dans la dernière étape «Vérifier la requête», vous pouvez utiliser le lien «Télécharger un aperçu» (1) afin de générer une version PDF de votre requête pour vérifier vos indications. Pour déposer votre requête, vous devez cocher la case (2) afin de confirmer que vous avez lu et accepté les conditions particulières. Ce n’est qu’alors que le bouton «Déposer pour une autorisation» (3) apparaîtra en haut. Dès que vous aurez appuyé sur ce bouton, la requête sera transmise à l’OFROU et vous en recevrez une version PDF par e-mail à titre de confirmation. Le système vous affichera alors le récapitulatif du dossier :
Vous trouverez ici le numéro de dossier «ADR-81» (1), qui sert d’identifiant unique pour votre dossier. Ce numéro vous permet de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers. Il est également mentionné dans toutes les communications relatives au dossier. La vue détaillée vous présente le statut actuel de votre dossier (2), y compris toutes les tâches en suspens (3) qui restent à effectuer. Dans ce cas, l’OFROU doit vérifier votre adresse pour la facturation et préparer le document d’autorisation. Toutes les tâches en suspens et déjà achevées se trouvent à droite, y compris votre propre tâche, la création de la requête (4), marquée comme close. C’est également là que vous trouvez les possibilités de navigation expliquées plus haut (5). Et si vous avez changé vos plans, vous avez la possibilité d’annuler votre requête (6), c’est-à-dire de la retirer. Cette possibilité est gratuite dans le cas d’une requête adressée à l’OFROU, à condition que l’autorisation n’ait pas encore été établie.
Le dossier va désormais être évalué par l’autorité compétente en matière d’autorisation (l’OFROU). L’autorité prendra contact avec vous par le biais de la fonction de commentaire si elle a besoin d’indications complémentaires de votre part. Vous en serez informé par e-mail, de même lorsque la requête ne peut pas être autorisée. Dès que l’autorisation est établie, elle vous est envoyée par e-mail aux adresses que vous avez sélectionnées à l’étape «Données d’adresse» en tant que destinataire de l’autorisation. Enfin, la facture est établie, mais en dehors de l’AM AS.
Vous pouvez retrouver à tout moment votre dossier dans la liste des dossiers et le sélectionner pour en consulter le statut actuel. C’est également là que vous trouverez le document de requête et plus tard le document d’autorisation ainsi que tous les autres documents déposés (sous «Documents» au point 5) ou, le cas échéant, les questions complémentaires adressées à l’autorité et les réponses que vous en avez reçues (sous «Commentaires» au point 5).
Si le bouton menant à l’étape suivante ne s’affiche pas, cela signifie que vous n’avez pas encore correctement renseigné toutes les données. Cela vaut pour les boutons «Créer une nouvelle requête», «Suite» et «Déposer pour autorisation». Cela peut également se produire lorsque vous avez par exemple déjà rempli une fois auparavant l’étape des données de base et rempli le reste de la requête, mais que dans l’intervalle, les données de la course que vous avez indiquées se situent dans le passé.
Dans ce cas, vérifiez que vous avez bien rempli tous les champs munis d’un astérisque rouge * et qu’aucun champ n’est plus assorti d’un message d’erreur rouge. Si malgré tout, vous ne découvrez pas l’erreur, choisissez le premier champ du formulaire et naviguez avec la touche du tabulateur à travers le formulaire jusqu’à ce qu’une erreur ou le bouton souhaité s’affiche.
