Fabbricante
Il fabbricante automobilistico monta il sensore di movimento sul veicolo e installa e attiva il tachigrafo, che da quel momento inizia a registrare gli spostamenti del mezzo.
Officina
Una volta importato e immatricolato il veicolo, il tachigrafo deve essere calibrato. L’operazione, che consiste nella registrazione di una serie di parametri e valori (diametro ruote, targa d'immatricolazione ecc.) è effettuata da un'officina che necessita di un’apposita carta, intestata all'officina stessa e al tecnico. Ogni tecnico è titolare di una carta personale con codice PIN di riconoscimento. La prima calibrazione attiva la comunicazione criptata tra il sensore di movimento e il tachigrafo.
In tal modo, si possono riconoscere e registrare con data e ora eventuali tentativi di manipolazione del cavo.
Azienda
Successivamente, il veicolo passa al proprietario, il quale, inserendo la carta dell'azienda nel tachigrafo, crea un'area dati protetta riservata alla propria impresa e relativi conducenti. In caso di vendita del veicolo o rimozione del tachigrafo, la carta dell'azienda deve essere nuovamente inserita nel tachigrafo per bloccare l’accesso ai dati da parte di terzi. I dati registrati in tale lasso di tempo, se non vengono sovrascritti, rimangono leggibili anche in seguito mediante la carta dell’azienda.
Conducente
A questo punto il veicolo è pronto per la guida. Prima di iniziare il viaggio, il guidatore inserisce la propria carta del conducente nello slot 1del tachigrafo, registrando il luogo di partenza. Il secondo autista inserisce la sua scheda nello slot 2. Una volta in viaggio, registrano manualmente tempi di riposo e altre attività. Le schede vanno estratte solo al termine dell’incarico.
Agente preposto al controllo
In caso di controlli stradali, la carta del conducente rimane inserita nello slot 1; l’agente introduce nello slot 2 la propria carta di controllo, che gli consente di effettuare verifiche più approfondite, precluse a conducenti e aziende. Il funzionario può visualizzare, stampare o scaricare i dati dall’apparecchio e dalla scheda del conducente su un altro supporto per analizzarli in seguito.
Dati memorizzati
I dati registrati non possono essere cancellati né dal tachigrafo né dalle carte. Man mano che la memoria si esaurisce i dati più vecchi vengono sovrascritti con quelli più recenti.